Elke organisatie wil dat zijn projecten netjes en vlot verlopen en altijd een positief resultaat boeken binnen de vooraf gestelde kaders. Toch komt het in de praktijk maar al te vaak voor dat het project allerlei kaders overschrijdt, en niet dat resultaat boekt wat we daarvan verwachten. Hoe komt het toch dat projecten uit onze vingers glippen, en we ondanks alle goede intenties we niet in staat blijken het project beheersbaar te houden? In dit artikel willen we op basis van onze kennis en ervaringen enkele mogelijke oorzaken met u delen. Het is aan u de vraag: Speelt dit bij mij en wat kan ik doen om dit beheersbaar te krijgen?
Risico bewust zijn.
De keuze voor een project betekent in veel gevallen al dat de geplande verandering de nodige risico’s met zich meebrengt. Deze risico’s zijn vaak gegrond en worden bij de start vaak onderkend. Echter gedurende het project worden deze risico’s vaak niet meer beheerd en verwatert de aandacht voor de risico’s tot het moment deze zich voordoen. Het consequent bewaken van de risico’s, het onderkennen van mogelijke nieuwe risico’s, is belangrijk in de uitvoering van het project. Dit risico bewust zijn moet in alle geledingen van het project aanwezig zijn.
Rollen, taken verantwoordelijkheden en bevoegdheden
De rolverdeling en de hierbij behorende taken, verantwoordelijkheden en bevoegdheden is belangrijk voor de onderlinge verstandhouding binnen projecten. Een stuurgroep, projectleider, stakeholders en de één of meerdere projectteams moeten weten waar ze aan toe zijn. In de praktijk is dit niet altijd duidelijk. Het kan best dat gedurende project deze rolverdeling moet worden aangescherpt. Door dit in projectoverleggen bespreekbaar te maken en conform besluitvormingskaders aan te scherpen, blijft men grip houden op de rolverdeling binnen het project.
Eenduidige strategie
De projectstrategie bepaalt hoe een project wordt gestuurd en welke onzekerheden moeten worden beheerst. Het vooraf duidelijk stellen welke strategie wordt gekozen is essentieel in het sturen van verwachtingen, het bepalen van de rolverdeling en de aansturing van het project. In dien men kiest voor veel zekerheid betekent dit dat je gecontroleerd van de ene fase naar de nadere fase gaat. Wil men snel resultaten en een zekere mate van flexibiliteit dan kiest men bijvoorbeeld voor een “Agile” achtige aanpak, wat een andere projectaanpak vereist. Maar al te vaak gebeurt het dat gedurende het project tot projectleden een andere strategie wordt gehanteerd dan vooraf bepaald. Met als gevolg dat projectresultaten niet worden gerealiseerd binnen de gestelde kaders en niet aansluiten bij de verwachtingen.
Veranderende omstandigheden
Projecten starten vaak op basis van een vastgesteld plan waarin de doelstellingen, tijdslijnen, kaders, uitgangspunten en middelen zijn vastgelegd. Echter gedurende het project zijn er in een organisatie genoeg veranderende omstandigheden die invloed hebben op het project. Je kunt daarbij denken aan: veranderende budgetten, reorganisaties, conflicterende projecten en nieuw beleid. Het acteren op deze veranderende omstandigheden is essentieel in het bestaansrecht van het project en het voldoen aan de afgesproken verwachtingen. Risico bewust zijn en goed change management is hierin uiterst belangrijk.
Verantwoord wijzigen.
Gedurende het project zullen zich allerlei wijzigingen zich aandienen in het project. Deze wijzigingen kunnen van invloed zijn op de kaders zoals vastgesteld in het projectplan. De projectleider heeft als taak deze wijzigingen te classificeren. Aan de hand van de classificatie en vastgestelde mandaat neemt de projectleider een besluit. De praktijk leert dat omtrent deze wijzigingen vaak discussies ontstaan en dat de consequenties niet altijd juist worden overzien. Om een breed draagvlak te houden in een project is het belangrijk dat binnen het project goed change management wordt toegepast. Dit change management moet zorg dragen dat wijzigingen verantwoord plaatsvinden binnen het project en dat op de juiste niveaus hierover wordt gecommuniceerd.
Verwachtingen managen
Verwachtingen managen in project is belangrijk. Hiermee wordt draagvlak gecreëerd in de organisatie en houdt men de attentiewaarde voor het project hoog. Toch blijkt in de praktijk maar al te vaak dat er verwachtingen in de organisatie niet aansluiten bij het uiteindelijke project resultaat. Door het goed betrekken van de organisatie gedurende het gehele project zowel formeel als informeel kunnen verwachtingen worden gemanaged. Een open communicatie is daar een welkome aanvulling op.
Ambities versus realiteit
Veel organisaties hebben vaak een hoge ambitie. Deze ambitie is ook vaak direct een risico omdat de ambitie niet altijd in lijn is met de realiteit. Dit uit zich in de volgende zaken die direct een gevolg hebben voor het project. Door de hoge ambitie worden veel projecten gestart, maar de hoeveelheid resources is beperkt. Een hoge ambitie met veel projecten creëert veel onderlingen afhankelijkheden tussen projecten en hiermee een verhoogd risico voor de kaders van deze projecten. Een hoge ambitie, vraagt een hoog acceptatievermogen van de medewerker, om alle veranderingen als gevolg van deze ambitie te accepteren. De hoge ambitie, zet een hoge druk op de budgetten, waardoor wijzigingen in projecten geen doorgang vinden en het resultaat niet aansluit op de verwachtingen. Kortom ambitie is goed, maar wel afgestemd op dat wat haalbaar is voor jouw organisatie.